展會的品質(zhì)主要體現(xiàn)在展會的服務(wù)質(zhì)量。提高展會現(xiàn)場的管理，不僅能為主辦方帶來更高的回報率，也能為參會者帶來更多心理、感官及其他方面的滿足，有助于提高展會的品質(zhì)，樹立展會的品牌。本文就是探究在展會現(xiàn)場管理是如何工作？參展商的設(shè)計與搭建發(fā)揮的重大功效。

　　一、開展期間服務(wù)項目的準備

　　1、現(xiàn)場登記入場；

　　2、參展商行為管理；

　　3、餐飲管理；

　　4、參展商和觀眾投訴處理。

　　總之，展覽現(xiàn)場管理對辦好一屆展覽會至關(guān)重要。現(xiàn)場管理做得不好，會影響專業(yè)觀眾和參展商對展會的滿意程度，甚至影響整個展會的品質(zhì)。展會現(xiàn)場管理具體體現(xiàn)在對觀眾和參展商提供的服務(wù)上，在服務(wù)外包的大趨勢下，展會主辦方要不斷通過加強各個服務(wù)承包商之間的合作來改善展覽環(huán)境，提高服務(wù)水平，盡最大力量滿足參展商和觀眾的要求。

　　二、主辦方與承辦方展會現(xiàn)場的布置

　　展會在準備過程中，作為舉辦方一定要嚴密的把握展會活動的每一個細節(jié)，細節(jié)決定成敗并不是一句空話的，一個小的細節(jié)也許就決定了整個展會的全局，為此，舉辦方在展會籌備工作中一定得做好細節(jié)的排查工作，做到萬無一失的成功。

　　(一)組委會。

　　1、相關(guān)證卡。2、觀眾基本信息。3、門禁管理。

　　(二)咨詢臺。

　　(三)預(yù)防突發(fā)事件。

　　1、醫(yī)療救援。 2、消防設(shè)施。3、服務(wù)團隊及管理。

　　三、參展商展廳設(shè)計與搭建在展會中重要性

　　首先作者就職于RCCMEDIA，成果鏈(北京)文化傳媒有限公司提供專業(yè)的商業(yè)活動、企業(yè)策劃、展覽展示設(shè)計及搭建為一體化的服務(wù)型企業(yè)。

　　十年行業(yè)深耕，讓成果鏈傳媒成長為具有獨特主張的創(chuàng)新型整合服務(wù)商。

　　專注展廳設(shè)計與搭建為一體化創(chuàng)新研究，手握豐富領(lǐng)域經(jīng)驗，共謀市場發(fā)展的價值。

　　拒絕浮夸和盲目的設(shè)計，為客戶提供正確的設(shè)計策略和表現(xiàn)。

　　有參展的企業(yè)可以參考。

　　下面開始闡述展廳設(shè)計與搭建是不可忽略的環(huán)節(jié)：

　　展臺設(shè)計就是圍繞會展的主題、目標和內(nèi)容，通過視覺傳達設(shè)計、空間環(huán)境設(shè)計、工業(yè)設(shè)計、等手段，人為地創(chuàng)造出人與人、人與物、人與社會彼此交流的時空環(huán)境。展臺搭建就是通過按設(shè)計圖紙在工廠前期進行施工，然后后期運送到展覽館進行現(xiàn)場搭建和安裝。其任務(wù)就是幫助會展組織者和參展者達到信息傳播的目的，這就要求會展設(shè)計必須明確會展活動的各個要素，即組織者、參展者、觀眾、場館。現(xiàn)今的展覽會里展臺的設(shè)計和搭建已經(jīng)成為不可缺少一部分。但它們的重要性卻怎樣在展覽會那里體現(xiàn)呢！

　　1、展臺設(shè)計在展覽會的作用。    

　　對于主辦方而言，一個成功的展會首先要吸引參展商參展，因此其必須有獨特、新穎的展覽主題。一個完整的商業(yè)展覽的操作過程分為策劃、實施和展后三個階段，每一個階段都有其相對應(yīng)的工作。而展臺設(shè)計是屬于展覽會里面的一大部分也分為展臺設(shè)計準備、展臺設(shè)計和搭建三個階段，同樣，每一個階段都有其相對應(yīng)的工作，環(huán)環(huán)相扣，缺一不可。

　　展臺設(shè)計的創(chuàng)造性主要表現(xiàn)在創(chuàng)意的新穎和藝術(shù)形象的獨創(chuàng)性。這個獨特的形象給人以沖擊、震撼、刺激，令人過目不忘，發(fā)揮最有效的市場作為，實現(xiàn)最有效的形象傳播。有研究表明在充滿競爭的、五光十色的環(huán)境中，觀眾參觀展覽會時候?qū)φ古_的第一眼最關(guān)鍵。這一眼決定展臺是吸引了這個觀眾還是失去了這個潛在客戶。因此展臺應(yīng)當引人注目，使人產(chǎn)生興趣。展臺的第一作用是吸引參觀者注意，并產(chǎn)生興趣；第二作用是吸引參觀者走進展臺，仔細觀看展品。做展臺設(shè)計工作要講究藝術(shù)性，但是應(yīng)注意避免華而不實。

　　現(xiàn)在的情況很多時候國內(nèi)的大公司對于參加一個專業(yè)展覽會，都是租一個很大空地，主要是要想在一個幾萬平方米的展館中引起廣大參觀者關(guān)注，但他們的預(yù)算往往是花了大量的錢在租空地那方面，而忽視了展臺的搭建費用，在展臺的搭建是節(jié)省很大預(yù)算，沒有非常重視，導(dǎo)致了展臺的設(shè)計和搭建非常粗糙，讓參觀客戶看起來覺得企業(yè)是在充面子，影響了企業(yè)的品牌。

　　事實上在一個展覽會里面，要吸引觀眾的注意，往往就是展臺起了很關(guān)鍵的作用，一個引人入勝的展臺，能決定整個企業(yè)參展的好與壞。

　　有研究表明在充滿競爭的、五光十色的環(huán)境中，觀眾對展臺的第一眼最關(guān)鍵。這一眼決定展臺是吸引了這個觀眾還是失去了這個潛在客戶。因此展臺應(yīng)當引人注目，應(yīng)當使人產(chǎn)生興趣。展臺的第一作用是吸引參觀者注意，并產(chǎn)生興趣；第二作用是吸引參觀者走進展臺，仔細觀看展品。展臺設(shè)計是一個短暫的過程，但是在展臺設(shè)計之前，作為展臺搭建商必須從方方面面掌握相關(guān)的展覽資料，并根據(jù)客戶的要求設(shè)計獨特、醒目、給人印象深刻的展臺。在搭建前，必須掌握展覽時間的安排，充分利用時間，將圖紙轉(zhuǎn)變?yōu)閷嶓w。從而給參展商提供更多對外宣傳的舞臺。

　　做設(shè)計工作要講究藝術(shù)性，但是應(yīng)注意避免華而不實。展覽設(shè)計還應(yīng)當是功能性的，設(shè)計人員在考慮設(shè)計外部形式、形象時，也需要考慮內(nèi)在功能，也就是要為展臺的人員和展臺工作提供良好的環(huán)境和條件。

　　因為展出目的的實現(xiàn)最終要靠展臺人員，展臺人員的工作效率最終決定展出效果。在舒適、功能齊全的環(huán)境里，展臺人員可以更有效地工作。展臺不僅要展覽產(chǎn)品，要吸引客戶，還要有利于展臺人員推銷、宣傳、調(diào)研，與觀眾交流、與客戶洽談。所有這些工作都要有相應(yīng)的空間、位置、設(shè)備，都需要設(shè)計人員根據(jù)需要和條件進行合理地安排。

　　相應(yīng)的功能區(qū)域包括問訊區(qū)域、展覽區(qū)城、接待區(qū)域、洽談區(qū)域等要作相應(yīng)的考慮。如果展出規(guī)模大，要考慮安排辦公、開會等場地。內(nèi)部工作大相應(yīng)區(qū)域包括辦公室、會議室、工具房 (維修間)等。輔助區(qū)域包括休息室、儲藏室等。  好的展覽設(shè)計不僅要 “好看”，還要 “好用”，要有助于展臺人員開展工作，有助于展出達到目的。

　　2、展臺設(shè)計的管理規(guī)定和限制。

　　各國、各地的展覽會對展覽設(shè)計、施工都會有各種各樣的管理規(guī)定和限制，一個專業(yè)的展臺搭建公司就要對相關(guān)的規(guī)定要清楚或了解。

　　(1)有關(guān)展臺的規(guī)定。高度限制：展覽會對展架及展品都有限制規(guī)定，尤其對雙層展臺、樓梯、展臺頂部向外延伸的結(jié)構(gòu)等限制更嚴，限高往往不是禁止超高。比如在廣州的琶州展館就有這樣的規(guī)定，一層的展臺限高4.5米，二層的限高6米。開面限制：很多展覽會禁止全封閉展臺，如果展臺封閉，展覽會就失去展示作用，參觀者就會有抱怨，但是展出者需要封閉辦公室、談判室、倉庫等。

　　(2)有關(guān)展覽用具的規(guī)定。展架展具材料的限制：在很多國家，展覽會規(guī)定必須使用經(jīng)防火處理的材料，限制使用塑料，限制危險化學(xué)品。電器的規(guī)定：絕大部分國家的展覽會對電器都有嚴格的規(guī)定，所用電器的技術(shù)指標必須符合當?shù)匾?guī)定和要求。

　　(3)有關(guān)人流的規(guī)定。走道限制：主要是對走道寬度的規(guī)定和限制，為保證人流的暢通，展覽會規(guī)定走道寬度，禁止展出者的展臺、道具、作品占用走道；電視、零售商品往往造成堵塞。

　　(4)有關(guān)消防的規(guī)定。消防環(huán)境的規(guī)定：如果是大面積的展臺，必須按展館面積和預(yù)計的觀眾人數(shù)按比例設(shè)緊急通道或出口并設(shè)標志。消防器材的規(guī)定：必須配備消防器材等。

　　(5)有關(guān)展品的規(guī)定和限制。主要是對異常展品包括超高、超重展品的規(guī)定。只要采取適當措施一般都可以解決。如果遇有任何難以解決的問題，要盡早與展覽會組織者或展館所有者商量。

　　(6)有關(guān)環(huán)境的規(guī)定。音量限制：背景音樂由展覽會組織者安排，展出者的聲像設(shè)備的音量必須控制在不影響周圍展出者的范圍內(nèi)。色彩限制：若展覽會組織者想取得協(xié)調(diào)效果，往往會提出色彩要求。要求展出者使用某種基本色調(diào)或標題色調(diào)。展出者只要遵守規(guī)定，并不干擾周圍展臺(比如噪音太大)，展出者一般可以任意設(shè)計展臺形狀、擺置展品、使用顏色。

　　(7)有關(guān)勞工的規(guī)定。很多國家(尤其是發(fā)達國家)規(guī)定，展場勞工必須是工會注冊工人，不允許展出者自己動手。

　　(8)有關(guān)手續(xù)的規(guī)定。展覽會大多要求展出者將設(shè)計送審，并要求展出者施工前辦理手續(xù)。 各國、各地的展覽會對展覽設(shè)計、施工都會有各種各樣的管理規(guī)定和限制。

　　所以由此而看，很多時候一些客戶對設(shè)計師說：“三天的展覽期你用做最省的材料去做，只要展臺不倒就可以了。”把一些安全消防或結(jié)構(gòu)等等因素都不考慮在內(nèi)，完全是把展臺搭建的重要性都沒有理解清楚，不重視展臺的設(shè)計搭建往往會讓參展企業(yè)在展會上蒙受損失。專業(yè)的設(shè)計搭建公司都會有對從業(yè)人員有嚴格的培訓(xùn)上崗要求，專業(yè)的人員不管是在設(shè)計還是在搭建方面都會按展館規(guī)定要求下做的最好，盡量為參展企業(yè)在展會上做到盡善盡美。

　　國外的展覽設(shè)計搭建歷史悠久，有比較完善的規(guī)定和要求，但國內(nèi)展覽在起步發(fā)展階段，目前中國展示設(shè)計工程行業(yè)呈現(xiàn)的是一派蓬勃無序的局面，會展業(yè)作為一個新興的產(chǎn)業(yè)，展示工程行業(yè)的發(fā)展欠缺必要的市場規(guī)則和準入標準，但中國在這方面也作出很大的進步，比如中國第一大展的廣交會已經(jīng)在安全和消防等等方面對進場展臺設(shè)計搭建商制定了很多規(guī)定和標準?，F(xiàn)在各大展覽館也對搭建商有了嚴格要求，務(wù)求讓展覽設(shè)計公司規(guī)范化。在上海和廣州2006年已經(jīng)開始對展覽的從業(yè)人員進行國家勞動局的資格考核，未來也會和展覽協(xié)會的配合對展覽搭建的公司制定向室內(nèi)或建筑設(shè)計那樣設(shè)立一級和二、三級的設(shè)計和施工資格之分。這樣展臺的設(shè)計搭建行業(yè)就可以步入正軌，對會展的持續(xù)發(fā)展起到更好的帶動作用。

　　由此可以看到展臺的設(shè)計搭建的規(guī)范化，不僅帶動會展業(yè)的品牌迅速發(fā)展，而且更多品牌展覽會的成功對一個國家會展經(jīng)濟的發(fā)展也是起到非常重要的作用，因此看來展覽會成功和展臺設(shè)計搭建都是有密不可分的重要性。

　　四、展會后續(xù)工作如何展開展會的后續(xù)工作也是非常重要的，像顧客買家電一樣，都要求三包服務(wù)，沒有的話大家寧可不買一樣的道理。為此，我們對于展會的后續(xù)服務(wù)也不能掉以輕心，也要認真對待，那具體應(yīng)該怎么辦呢？

　　1、展會后，工作人員要與參展單位進一步取得聯(lián)系，把展會情況進行交接。展會開完了，但是我們的工作并沒有結(jié)束，我們要把舉行展會時得出的數(shù)據(jù)進行分析，包含客流量、觀眾在展會時反應(yīng)的問題、調(diào)查問卷、財務(wù)支出情況等綜合起來加以分析。在展會結(jié)束后，我們要及時的提供給參展單位，他們的展位在展會進行時的時段客流量，這樣子會使參展企業(yè)與他們的客戶為進一步的交流搭建了橋梁。

　　2、把展會遺留問題的解決方案盡快交到參展單位與觀展群眾手中，樹立展會形象。我們的工作人員要對展會期間，參展企業(yè)與觀展大眾提出的問題作出合理的解答，對當時沒有及時解決的問題，會后一定要盡快給出解決方案。這樣才能建立起展會的形象，往往一個不經(jīng)意的舉動就能打動受眾的心，我們真誠的解決每一個問題，這樣才能把展會的品牌打出去，把展會的好口碑口口相傳的傳遞出去，為以后的展會做出鋪墊。

　　3、展會最終的評估與總結(jié)，吸取經(jīng)驗教訓(xùn)。展會效果評估方案及展會的工作總結(jié)是信息化管理必不可少的一部分，評估方案是對整個展會的一種評判，做得好的地方我們要繼續(xù)保持，不好的地方我們要加以改正，爭取下次展會做到完美。而工作總結(jié)是對我們展會的資料進行綜合整理，對已完成的展會進行分析探究，以期為未來的展會工作提供相關(guān)的數(shù)據(jù)資料及成功建議。

　　我相信，在這21世紀步入一個更加繁盛的時期，以后我們將不會在聽到說主辦方四面八方的招企業(yè)參展，企業(yè)將在信息化的平臺上自行決定參展與否，我們這些觀展大眾也將能更加明確的知道展會的信息，參加展會時，享受到極致的服務(wù)體驗。我們遠眺，不久的將來，信息化管理的現(xiàn)在會展將以嶄新的面貌出現(xiàn)在世人面前。